Er was een tijd – heel lang geleden – dat ik dacht dat hiërarchie en de bijbehorende overlegstructuren onmisbaar waren. Tijdens de snelle groei van mijn onderneming ging ik dus akkoord met het invoeren van managementlagen, en hemel, als ik rechtstreeks met iemand op de werkvloer sprak of andersom, dan werd dat niet bepaald gewaardeerd. Alles moest via de managers gaan, en daarmee basta.
Wat ik erbij kreeg? Een agenda vol met meetings. Financiële meetings, cultuurmeetings, structuurmeetings, evaluatiemeetings, strategiemeetings, procesmeetings – kortom, meetings, meetings en nog eens meetings.
Ik heb het denk ik een maand volgehouden. Daarna heb ik heel het managementteam opgedoekt en meetings met meer dan twee personen verboden, want niemand leek nog bezig te zijn met het échte werk en de klant.
De Zes Meetingsregels van Elon Musk
Ik geef toe, ik was misschien wat drastisch in mijn aanpak. Mijn temperament was destijds ook iets minder getemd. Maar iemand die een vergelijkbare kijk op meetings heeft – en het bovendien een stuk beter weet te onderbouwen – is Elon Musk. Hij heeft zes regels voor meetings opgesteld die behoorlijk veel hout snijden. Hier komen ze: de zes meetingregels van Elon Musk, aangevuld met een eigen persoonlijke note.
- 1 - Vermijd grote vergaderingen
Blijf weg van alle grote vergaderingen, tenzij je zeker weet dat ze waarde toevoegen voor alle aanwezigen.
Grote vergaderingen zijn een nachtmerrie in slow motion. Ze zuigen de energie uit je dag en leveren meestal niks op behalve verwarring en tijdverlies. Iedereen zit daar maar te luisteren naar dingen die ze eigenlijk helemaal niet aangaan. Dus tenzij je écht denkt dat iedereen daar iets waardevols aan heeft, moet je dat soort meetings gewoon afschaffen. Wat mij betreft is elke vergadering met meer dan vijf mensen eigenlijk al verdacht. In plaats van een zaal vol mensen te verzamelen, kun je beter één-op-één praten met degenen die er echt toe doen. Resultaat: minder gezeur, meer gedaan.
- 2 - Verlaat een vergadering als je niets bijdraagt
Loop een vergadering uit of hang op als het duidelijk is dat je geen waarde toevoegt. Het is niet onbeleefd om te vertrekken, het is onbeleefd om iemand te laten blijven en zijn tijd te verspillen.
We zijn allemaal wel eens gegijzeld in zo’n oeverloze vergadering waar je al na vijf minuten weet: “Wat doe ik hier eigenlijk?” In plaats van braaf te blijven zitten en net te doen alsof je luistert, terwijl je in je hoofd boodschappenlijstjes aan het maken bent, is het veel effectiever om gewoon op te staan en weg te lopen. Kijk, het punt is: als je niks bijdraagt of niks leert, verspil je niet alleen je eigen tijd, maar ook die van anderen door daar te blijven. En nee, dat is niet asociaal – het is juist asociaal om mensen gevangen te houden in een nutteloze vergadering. Dus, durf je rug recht te houden, zeg dat je vertrekt, en gebruik je tijd voor iets wat wél zin heeft. We zijn hier niet om mee te doen aan een tijdrovend sociaal toneelstuk.
- 3 - Vergeet de hiërarchie
Communicatie moet via de kortste weg verlopen die nodig is om het werk gedaan te krijgen.
Die ouderwetse hiërarchische lijnen waar alles via managers en afdelingshoofden moet gaan? Onzin. Dat is vooral goed voor het opblazen van ego’s en het vertragen van beslissingen. Als er iets moet gebeuren, ga je direct naar de persoon die je nodig hebt, ongeacht zijn of haar plek op de ladder. Efficiëntie gaat boven titels en functies. Wacht niet op toestemming van hogerop of op de goedkeuring van een hele keten aan managers. Als je weet wat er gedaan moet worden, zorg dan dat je direct bij de juiste persoon bent. Simpel, snel en effectief. Het werk moet gedaan worden, niet rondgedraaid worden in een bureaucratisch doolhof.
- 4 - Wees duidelijk, probeer niet slim te doen
Dit spreekt voor zich, maar voor degene die er toch geen beeld bij hebben…...
Hou het simpel. Te vaak proberen mensen indruk te maken met wollige taal en ingewikkelde termen, maar dat helpt niemand vooruit. Als je een punt wilt maken, doe dat dan zonder poespas. Niemand zit te wachten op slimme woordspelingen of jargon waar niemand iets van begrijpt. Wat je wilt, is dat mensen meteen snappen wat je bedoelt, zonder dat ze door een mist van ‘corporate speak’ moeten ploeteren. Dus: geen gedoe, geen gefilosofeer. Zeg gewoon wat je bedoelt, recht voor z’n raap. Daar bereik je veel meer mee en bespaar je iedereen een hoop tijd en verwarring.
- 5 - Stop met frequente vergaderingen
Als je wilt weten waar de productiviteit van je team naartoe gaat, kijk dan eens naar het aantal vergaderingen in je agenda. Spoiler alert: het is waarschijnlijk een zwarte gat.
Vergaderingen zijn vaak de grootste tijdvreters in een organisatie, en het ergste is: de meeste zijn compleet overbodig. Alleen al in de VS worden er elke dag 11 miljoen vergaderingen gehouden. 11 miljoen! En het kost bedrijven jaarlijks zo’n $37 miljard. Waarom? Omdat mensen eindeloos blijven kletsen over zaken die vaak al opgelost zouden kunnen zijn met een simpele e-mail. Hoe meer vergaderingen je plant, hoe minder werk er daadwerkelijk gedaan wordt. Dus waarom zitten we nog steeds vast in die cyclus van wekelijkse updates, voortgangsbesprekingen en andere rituele dansjes? Schrap ze! Als iets écht belangrijk is, kun je het snel en effectief regelen zonder urenlang in een kamer te zitten. Tijd is geld, dus verspil het niet aan vergaderen om het vergaderen.
- 6 - Gebruik gezond verstand
Kies in het algemeen altijd voor gezond verstand als leidraad (EINDELIJK zegt iemand het). Als het volgen van een bedrijfsregel overduidelijk belachelijk is in een bepaalde situatie, zodanig dat het een geweldige Dilbert-cartoon zou opleveren, dan moet de regel worden aangepast.
Dus als iets duidelijk niet werkt of nergens op slaat, gooi die regel dan overboord en los het probleem op de meest logische manier op. Je bent niet aan het werk om een checklist af te werken, je werkt om dingen voor elkaar te krijgen. Dat gezond verstand niet altijd standaard is in bedrijven, is al een probleem op zich. Dus kies voor wat écht werkt, niet voor wat de regels voorschrijven omdat “dat nou eenmaal zo moet.
Het belang van koffiepraat en persoonlijk contact
In tegenstelling tot eindeloze, nutteloze vergaderingen, blijkt dat juist het stimuleren van informele koffiepraat en persoonlijk contact een enorm positieve impact kan hebben op de efficiëntie en het innovatievermogen van een bedrijf. Ja, het kost tijd, maar de winst in samenwerking, onderling begrip en verbondenheid is onbetaalbaar. Vele studies tonen aan dat deze spontane momenten de lijm vormen die teams sterker maakt en ervoor zorgt dat ideeën vrijer kunnen stromen.
Ondanks dat thuiswerken en videobellen nu bij moderne bedrijven de norm is, ben ik ervan overtuigd geraakt dat je juist actief moet sturen op momenten van echt contact, ook al is het maar digitaal. Zelf werk ik – al ver voor Covid – met twee compagnons die respectievelijk 1,5 en 9 uur verderop wonen. We zien elkaar misschien vier keer per jaar in het echt en spreken elkaar dagelijks via video. 90% van onze gesprekken gaat over deadlines en werk, maar die overige 10% is goud waard. Of het nu gaat over de nieuwste Formule 1 race of de hond van de buren – die informele babbels zorgen ervoor dat de boel soepel blijft draaien.
Comentarios