Effectief leren communiceren is niet zo moeilijk als je de basisprincipes van communicatie kent. Effectief communiceren begint met effectief en proactief luisteren. Als je echt probeert te begrijpen wat de ander wil zeggen, heb je de essentie van communicatie bijna onder de knie.
Communicatie is vaak het grootste probleem binnen de oplossing. Dat heeft weinig te maken met de intentie achter wat we communiceren. Het heeft te maken met de vertaling tussen zender en ontvanger. We zijn geneigd te geloven dat als je allebei dezelfde taal spreekt, je allebei dezelfde woorden en zinsbouw gebruikt.
We geloven ook vaak dat een woord voor jou hetzelfde betekent als voor een ander. Communicatiedeskundigen leren je bewust te worden van het tegendeel, zodat je effectiever kunt communiceren.
Communicatiedeskundigen hebben de kunst van positieve communicatie bestudeerd, zodat een boodschap effectiever kan worden overgebracht en begrepen.
Communicatie en betekenisgeving zijn altijd verbonden
Om goed te begrijpen waar communicatie over gaat, is het belangrijk om te weten dat we bewust en onbewust betekenis geven aan alles wat we horen, zien en voelen. In een fractie van een seconde geven we betekenis aan een woord, een handeling, een uitdrukking of een aanraking. Maar dat betekent niet dat onze betekenis de juiste is! Dit is waar de uitdaging van communicatie begint.
Er zijn vier soorten communicatie
Verbale communicatie
Visuele communicatie
Fysieke communicatie
Grafische communicatie
De verschijning van elk van deze vier wordt grotendeels bepaald door drie factoren
Culturele achtergrond
Niveau van opleiding en woordenschat
Individuele denkstijlen
Communicatiedeskundigen houden rekening met de verschillende vormen van communicatie en de invloed die deze factoren kunnen hebben.
Intentioneel luisteren
Er kan een groot verschil ontstaan tussen wat iemand zegt of laat zien en de intentie erachter. Woede en boze woorden kunnen bijvoorbeeld een teken zijn van machteloosheid of verdriet. En zeggen dat je iets niet wilt kan een teken van schaamte of twijfel kan zijn.
Communicatiedeskundigen beheersen het vermogen om de ware bedoeling achter visuele, verbale, fysieke of grafische communicatie te achterhalen.
Werkelijke intenties overbrengen kan lastig zijn
Omdat we vaak onze eigen zinsstructuur en woordkeuze als standaard nemen, kunnen we erg gefrustreerd raken als anderen ons niet begrijpen. Zeker omdat het zo logisch voor onszelf klinkt. Wat kan daar voor een ander moeilijk zijn? Maar de kunst is om de taal van iemand anders te spreken als je goed begrepen wilt worden.
Communicatiedeskundigen zijn hier bekwaam in en hebben aandacht voor de volgende communicatiestijlen en vaardigheden om de taal van de ontvanger te spreken:
Gebruik van woorden: zoals grof, zacht, beledigend of timide
Snelheid en ritme van spraak: zoals langzaam, snel, zingend of staccato
Fysieke houding: als bewegelijk, hangend, rechtopstaand of ingezakt
Stijl: Zoals symbolisch, feitelijk en analytisch, poëtisch, verhalend of kort en to the point
Structuur: zoals chaotisch of gestructureerd
Empathie en effectieve communicatie
Een belangrijk aspect voor effectieve communicatie is empathy. Empathy is het vermogen om je te kunnen inleven in de gevoelens en denkbeelden van een ander of groepen. Begrijpen en te voelen wat de standpunten of emoties van een ander of bepaalde groepen zijn, helpt bij het oplossen van conflicten en het creëren van begrip voor jouw eigen standpunten.
Empathie wil niet zeggen dat je het eens hoeft te zijn met de standpunten van een anderen. Het tonen van begrip maakt dat de ander eerder geneigd zal zijn ook naar jouw meningen en emoties te luisteren.
Empathie zorgt voor acceptatie van andere standpunten. We kunnen en hoeven niet allemaal dezelfde overtuigingen hebben. Door te accepteren kun je tot de conclusie komen dat je het eens bent dat je het oneens bent met een ander zonder dat je hiermee iemand iets verwijt.
Effectieve communicatie en conflicten
Conflicten ontstaan meestal door een meningsverschil of een verschil van inzicht over een bepaald onderwerp. Conflicten verergeren als beide partijen vasthouden aan hun standpunt en geen brug willen bouwen. Conflicten zijn op te lossen door niet te kijken en te spreken over wat de verschillen verschillen zijn, maar wat overeenkomsten tussen beide partijen zijn.
Effectieve communicatie en emoties tijdens ruzies
Tijden een ruzie of conflict kunnen emoties hoog oplopen. Emoties zijn meestal de oorzaak van een onenigheid en de bijkomende frustratie over deze onenigheid. Het is belangrijk om te beseffen dat de oorzaak van deze emoties niet bij een ander maar bij jezelf liggen. Je kunt aan de ander aangeven welke emoties je ervaart, maar de ander heeft hier op geen enkele manier schuld aan.
Elkaar verwijten welke emoties er zijn lost niets op. Het is belangrijk om te blijven communiceren over het onderwerp waar het conflict of de ruzie door ontstond. Door te zoeken naar oplossingen en overeenkomsten zullen de emoties afnemen en kan er weer toenadering ontstaan tussen twee partijen. Sorry zeggen kan hier ook bij helpen.
Feedback en effectief communiceren
Een van de belangrijkste aspecten van effectieve communicatie is goed kunnen luisteren. Je kunt horen wat iemand zegt, maar dat wil nog niet zeggen dat je het ook tot je neemt. Net zoals jij gehoord wilt worden als je iets zegt, wil de ander ook begrepen worden. Zeker als iemand feedback geeft.
Je hoeft het niet eens te zijn met de kritiek of feedback, maar het is wel belangrijk dat je aan de ander aangeeft dat je de feedback begrepen hebt. Door direct met tegen tegenargumenten te komen zal de ander zich niet gehoord voelen en op zijn beurt ook weer met argumenten komen. Dit voorkom je door aan de ander duidelijk te maken dat je de boodschap tot je zal nemen.
